In de hectische wereld van drukke professionals met continue afleidingen, is efficiëntie en organisatie van onschatbare waarde. Een tool die de laatste jaren steeds meer aandacht heeft gekregen voor het verbeteren van workflow beheer is het Kanban-bord. Dit visuele hulpmiddel is gebaseerd op eenvoudige principes, maar heeft een krachtige impact op hoe je je werk organiseert en voltooid. In deze blog leg ik je uit wat Kanban is en hoe het bord je leven als drukke professionals effectief verbetert.
Zelfs als je niet weet wat Kanban betekent is de kans groot dat je het al gebruikt. Het is een Japanse term: Kan = “Visueel en Ban = “Kaart of Bord”, wat een visueel bord of kaart betekent. Het is een manier om visueel taken en activiteiten via een bord te presenteren. Het idee achter Kanban is eenvoudig maar krachtig: Het gebruik van visuele hulpmiddelen zoals een Kanban bord, om het werk in verschillende fasen te visualiseren en te beheren. Elke kaart vertegenwoordigt een specifieke taak, terwijl de kolommen de verschillende stadia van het werkproces weergeven.
De 4 principes van de Kanban methode zijn:
Zoals zoveel Lean tools, is Kanban bedacht aan de lopende band bij Toyota. Het eerste systeem werd ontwikkeld door Taiichi Ohno (industrieel ingenieur en zakenman) voor Toyota automotive in Japan. Midden jaren 50 werden daar kratten met onderdelen aangeleverd aan de medewerkers in het proces om auto’s in elkaar te zetten. Door tekorten aan allerlei materialen direct na de Tweede Wereldoorlog ontstond de behoefte om de voorraad laag te houden in het productieproces. Om leveranciers en de eigen organisatie niet te belasten met complexe bestelprocessen, werd het Kanban-kaartje bedacht. Deze kaartjes werden aan de buitenkant van de kratten bevestigd en er stond op hoeveel elke leverancier van wat in het krat moest doen. Door deze aanpak kon de medewerker in het productieproces ook zien hoelang het duurde om de krat te gebruiken, te laten vullen en weer terug te krijgen.
De eerste stap bij de introductie van Kanban is het visualiseren van de workflow. Dit gebeurt in de vorm van een Kanban bord dat bestaat uit een eenvoudig whiteboard en plaknotities (post its) of kaarten. Elke kaart op het bord vertegenwoordigt een taak. In een klassiek bord zijn er 3 kolommen:
To Do: deze kolom bevat de taken die nog niet zijn gestart.
Doing: bestaat uit de taken die worden uitgevoerd.
Done: bestaat uit de taken die zijn voltooid.
Je taken worden als kaarten weergegeven in de toegewezen kolom op basis van de status. Je kunt de taak van de ene kolom naar de andere verplaatsen. Dit geeft een duidelijk overzicht over wat er moet gebeuren, wat er wordt gedaan en wat al is voltooid.
✔Visueel Overzicht: Een Kanban bord biedt een direct visueel overzicht van al je taken.
✔Flexibiliteit: Kanban is uiterst flexibel en aanpasbaar aan je workflow. Het maakt het mogelijk om gemakkelijk nieuwe taken te voegen of te wijzigen.
✔Stressvermindering: Door je visueel te organiseren, kun je je hoofd leegmaken en stress verminderen. Je hoeft niet langer alles te onthouden, want het staat allemaal duidelijk op het bord.
✔Betere samenwerking: Kanban borden kunnen gedeeld worden met collega's, waardoor de samenwerking en communicatie verbeterd worden. Iedereen kan zien wat er gebeurt en bijdragen waar nodig.
✔Focus op Werk in Uitvoering: Het "Work In Progress" (WIP) limietprincipe van Kanban helpt overbelasting te voorkomen en een gestage workflow te voorkomen.
✔Doorgaan met verbeteren: Kanban moedigt duurzame verbetering aan. Door regelmatig de prestaties van het team en de workflow te bespreken, krijg je een duidelijk beeld van wat goed werkt en wat verbeterd moet worden.
✔Voltooiing en Voldoening: Het verplaatsen van kaarten naar de "Done" kolom geeft een gevoel van prestatie en voldoening, wat de motivatie stimuleert.
In een wereld waarin tijd een duur goed is en multitasking de norm lijkt te zijn is het een goed idee om met een Kanban bord aan de slag te gaan. Een Kanban bord is een perfect hulpmiddel om je werk te beheren en je productiviteit te vergroten. Voordat je aan de slag gaat met je eigen Kanban bord heb ik nog wat aanvullende tips om het beste uit je bord te halen.
Lees hier nog meer over hoe je efficiënter kunt werken.
Als drukke professionals streven we altijd naar effectieve manier om ons werk zo goed mogelijk te doen en onze productiviteit te optimaliseren. Wil jij ook de voordelen van een Kanban bord ervaren? Maar heb je zelf geen idee hoe je het moet uitvoeren? Bezoek dan mijn Etsy shop, waar je super handige Kanban borden vindt, die ik speciaal voor jou heb gemaakt. Ontdek zelf hoe een Kanban bord je leven een stuk makkelijker maakt!
