Jij en ik willen allebei graag aan het einde van onze werkdag met een afgevinkt to-do lijstje eindigen en met een voldaan gevoel de dag afsluiten. Toch lukt dit niet altijd, ondanks dat je heel hard werkt. Er zijn altijd dagen dat er nog taken op je lijst staan waar je niet aan toe gekomen bent. Ik snap dat dit vervelend is maar er zijn meerdere dingen die je kunt doen. Daarom in deze blog 9 handige stappen hoe ook jij efficiënter kunt werken en al je taken in het vervolg moeiteloos afvinkt.
Een simpele oplossing om je to-do lijst af te werken is om er minder taken op te zetten. Zo lijkt het dat je meer tijd hebt om een taak af te ronden. Het is een makkelijke oplossing maar natuurlijk niet de ideale oplossing. Want je doet dan minder en je wilt jezelf of je manager niet teleurstellen. Daarom is het belangrijk om efficiënter te werken zodat je alle taken op een werkdag kunt afstrepen maar zonder, of in elk geval met minder stress. Met de volgende tips hou je namelijk tijd over en kun je jouw to-do lijst met een voldaan gevoel verscheuren en in de prullenbak gooien.
Er zijn heel veel dingen die belangrijk zijn en elke dag moeten gebeuren. Hier kom je gewoon niet onderuit. Maar daarnaast zijn er heel veel zaken die niet belangrijk zijn maar waar jij ongemerkt wel veel tijd in stopt. Mijn advies is dan ook om eens kritisch naar je werkzaamheden te kijken die jij op een gewone werkdag doet. Bepaal voor jezelf wat jij echt belangrijk en niet belangrijk vindt. Denk maar eens aan een kwartier kletsen met een collega. Het kan belangrijk zijn wanneer het over werk gaat, maar het is tijdverspilling als je roddelt over de buurvrouw van je beste vriend die stiekem iets met de buurman heeft. Snap je wat ik bedoel? Als je stopt met onbelangrijke taken houd je automatisch meer tijd over die je gebruikt om jouw belangrijke taken af te ronden. Zo krijg je meer gedaan, in dezelfde tijd.
Je hebt meerdere taken op een dag die je moet uitvoeren. Daarom is het belangrijk om je tijd af te bakenen. Wanneer je jezelf de tijd geeft zonder limiet is de kans groot dat je het rustig aan gaat doen en voor je het weet ben je 1.5 uur bezig met het versturen van mailtjes. Spreek met jezelf af dat je voor elke taak maximaal een uur uittrekt. Door de limiet die je met jezelf afspreekt werk je een stuk efficiënter. Door op deze manier te werken kun je veel meer doen op je werkdag. Deze tip gebruik je ook makkelijk bij vergaderingen. Een vergadering kan voor je het weet uren duren, maar wanneer je tijd afbakent kan het ook binnen een klein uurtje voorbij zijn.
Het is zonde om je tijd te verspillen aan werkzaamheden die niet echt belangrijk zijn. Vooral als je werkt met deadlines. Daarom is het fijn om prioriteiten voor jezelf te stellen. Zet de taken die belangrijk zijn bovenaan je to-do lijst en de taken die niet belangrijk zijn onderaan. Krijg je niet alle taken af op een dag dan bekijk je de volgende dag weer welke taken belangrijk zijn en die zet je weer bovenaan. Zo rond je elke dag de taken af die belangrijk zijn.
Lees hier alles over hoe je prioriteiten stelt.
Plan je werkzaamheden met een goede planning. Je hebt hierdoor een stuk minder stress omdat je precies weet wat je moet doen op je werkdag. Doordat je weet wat je wilt doen en hoe je dit gaat doen krijg je veel meer gedaan. Maak bijvoorbeeld elke zondagavond een planning voor de hele week en aan de hand hiervan maak je per dag een to-do lijst met taken. Zet je taken en acties in een digitale tool zoals Monday. Dit geeft je op elk moment van de dag overzicht.
Vaak denk je dat je alles zelf moet doen maar dat is natuurlijk niet zo. Het is niet erg om sommige taken te delegeren aan een collega die het even wat rustiger heeft. Het is niet erg om hulp te vragen als je het erg druk hebt. Let wel op dat je alleen taken delegeert die een ander ook makkelijk kan uitvoeren. Bijvoorbeeld een telefoontje plegen naar een klant. Urgente zaken moet je altijd op jouw eigen takenlijst laten staan.
Niemand is het zelfde en zo werkt iedereen ook heel anders. De één is in de ochtend heel productief terwijl de ander dat pas rond een uur of 3 wordt. Zorg ervoor dat je jouw planning en takenlijst hierop afstemt zodat je altijd prettig en zo efficiënt mogelijk werkt.
Een bureau waar je jouw werkblad bijna niet meer ziet door rondslingerende documenten, vieze koffiekopjes en andere dingen die er niet horen werkt voor niemand prettig. Ruim daarom elke dag je bureau op zodat je de volgende dag direct goed kunt beginnen. Dit maakt efficiënt werken weer een stukje makkelijker. Heb je geen idee hoe jij jouw bureau gestructureerd indeelt? Lees dan deze blog en organiseer je bureau heel makkelijk met de 9 elementen van Feng Shui.
Even lekker luieren en voor je uitstaren betekent niet dat je lui bent. Het zorgt namelijk voor overzicht. Vaak als je even wegdroomt geeft dit inzichten waar je anders nooit op zou komen. Welke taken zijn nou echt belangrijk en welke niet? Vervolgens kun jij hiermee aan de slag en zul je zien dat je een stuk efficiënter werkt. Even lekker luieren zorgt ervoor dat je nadenkt over wat je hebt gedaan, je zet de boel weer even op een rij en dit zorgt voor overzicht en de juiste prioriteiten.
Wanneer jij 57 taken op jouw takenlijst zet is het natuurlijk onmogelijk om deze allemaal op één dag af te krijgen. Waarschijnlijk lukt dit je ook niet in een week. Om efficiënt te werken is het daarom ook belangrijk om realistisch te blijven. Heb je dan een keer niet alle taken afgerond maar wel heel hard gewerkt dan kun je hier van leren. Zie het niet als falen want er zijn altijd dingen die anders lopen. Taken die langer duurden, collega’s die onverwachts hulp nodig hadden enz. Wees niet te streng voor jezelf maar nogmaals blijf wel realistisch.
Lees verder het boek "efficient werken, zo doe je dat". Pas de tips toe en ga vanaf nu rustig aan het werk.
Met bovenstaande tips maak jij een begin om jouw tijd efficiënt in te delen, zodat jij de werkdag met een goed gevoel afsluit. Heb jij na het toepassen van deze tips nog steeds het gevoel nergens tijd voor te hebben? En worden jouw taken niet afgevinkt? Waardoor je gespannen en gestrest bent? Download dan mijn E-book Organiseer je tijd, organiseer je rust en bespaar 4 uur per week.
