Elke organisatie maakt gebruik van projectmanagement. Maar wat is projectmanagement en wat zijn projecten eigenlijk? En weet je wat jouw opdracht eigenlijk is als projectmanager? Een grote valkuil voor elke manager is om te snel van de opdracht naar het resultaat te willen. Het is daarom altijd belangrijk om de opdracht van je project duidelijk te hebben. Met deze blog leg ik je uit waar je begint, waar je op moet letten en wat projectmanagement en een project is, zodat je van jouw project een succes maakt.
Volgens het Project Management Institute is een project een tijdelijke onderneming met een vooraf bepaald begin en einde. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van een nieuwe website. Dit zegt Wikipedia : Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, activiteit om iets te creëren. Het onderscheidt zich door zijn eenmalige karakter van een programma of proces. Een project wordt meestal in samenwerking met verschillende mensen en organisaties uitgevoerd. Het project wordt meestal vastgelegd in een projectplan en geregeld door projectmanagement.
Een project bestaat altijd uit taken die tot één enkel doel leiden. Om een project tot een goed einde te brengen ben je afhankelijk van tijd, personen en de middelen die je nodig hebt. Een project bestaat uit 5 fases met specifieke taken die je helpen om de doelstellingen van je project te realiseren.
In deze fase evalueert de projectmanager het idee voor het project. Past het bij de kernwaarden van het bedrijf? Kan het uitgevoerd worden? Heeft het een meerwaarde voor de organisatie? Zijn deze vragen met ‘ja’ te beantwoorden? Dan kunnen de gewenste resultaten vastgelegd worden en de stakeholders bepaald. Aan het eind van deze fase ligt er een duidelijk plan dat goedgekeurd moet worden door de betrokken partijen.
In deze fase worden de doelen bepaalt, kosten ingeschat en de scope van het project vastgelegd. Ook verzamel je in deze fase informatie over hoe met onverwachte omstandigheden en risico’s om te gaan, hoe je met het team en de stakeholders gaat communiceren. Ook wordt in de projectplanning een duidelijke tijdslijn over wat er moet gebeuren en wanneer uitgedacht. Zo ontstaat er een duidelijke deadline voor je doelstellingen.
In deze fase wordt het project zichtbaar voor anderen en gaat het officieel van start tijden een meeting met het team. Iedereen krijgt de informatie over de taken en de details van het project. Als projectmanager is het je taak om de juiste middelen toe te wijzen en je teamleden te helpen focussen.
Tijdens de uitvoering van het project houd je de status van je doelen nauwkeurig in de gaten. Je plant voldoende meetings om te zorgen dat je team op de juiste weg blijft. Wil je meetings zoveel mogelijk beperken maar jouw teamleden wel helpen om zo goed mogelijk samen te werken en op de hoogte blijven van de voortgang? Maak dan gebruik van Monday. Dit is een krachtig online platform voor teammanagement en bevordering van samenwerking. Een centrale plek waar teams werk, processen, tools en bestanden kunnen beheren. Je werkt organisatie breed samen en krijgt een helder beeld van al het werk.
Voordat je een project beëindigd is het een goed idee om samen met je team te evalueren.
Het helpt om met deze vragen problemen in de toekomst op te lossen, sterkere processen te bouwen en een efficiënter team op te stellen.
Projectmanagement wordt ook wel projectbeheer genoemd. Het is het planmatig beheren van één of meerdere projecten en wordt gedaan door een projectmanager. Deze is verantwoordelijk voor een strategische planning en de uitvoering van een project. Efficiënt projectmanagement vraagt ook efficiënt taakmanagement. Projecten worden vaak onderverdeeld in kleine taken welke worden ingedeeld op prioriteit. Om op schema te blijven is het belangrijk dat je de taken met de hoogste prioriteit eerst afhandelt.
Lees hier mijn blog over de 7 valkuilen van KPI’S. Dit helpt je bij efficiënt projectmanagement.
Een projectmanager stuurt het project door elke fase en bepaalt welke taken nodig zijn om de doelstellingen te behalen. Hiervoor werken zij samen met een team, verzamelen ze de nodige tools en stellen een duidelijke planning op met alle taken. Daarnaast beheert de projectmanager de risico’s, volgt de voortgang en stelt het budget op.
Elk project heeft verschillende mensen die een rol vervullen.
De projectmanager – Leidt het team en verdeelt het werk.
De projectsponsor – De opdrachtgever.
De externe adviseur – Andere mensen geven nieuwe inzichten en benaderingen.
Teamleden – Medewerkers met specifieke kennis die taken aan hun kennis vervullen.
Actieve stakeholder- Deze persoon volgt de doelstellingen en resultaten van het werk op. Denk aan documenteren van projectvereisten, verzamelen van gebruikerservaringen of het rapporteren van informatie.
Klant – Betaalt voor het product dat uit het project voortkomt. De doelen van het project worden afgestemd op de wensen en behoeften van de klant en is daarom het beginpunt van elk project.
Als je een projectmanager bent moet je vertrouwd zijn met de 6 termen die de basis zijn voor goed projectmanagement.
Met een projectplan krijg je een duidelijk beeld van alle taken en het geeft je focus. Zo wordt prioriteiten stellen ook wat makkelijker. Een projectplan maak je makkelijk door de volgende 7 stappen te volgen:
Wanneer je projecten efficiënt beheert heeft dit veel voordelen. Je voldoet aan de verwachtingen van stakeholders. Het zorgt voor orde en duidelijkheid zodat iedereen gefocust blijft op de doelstellingen. Door efficiënt te werken stel je een realistische projectplanning op en maak je maximaal gebruik van je middelen. Je beheert de risico’s, leert van je successen en fouten en daarmee verzeker je de kwaliteit. Door deze voordelen blijft je team altijd gemotiveerd wat voor nog betere projecten zorgt.
Projectmanagement is een grote uitdaging, zeker als je meerdere projecten tegelijk uitvoert. Het gaat daarom ook wel eens mis. Door slechte communicatie, te weinig planning, je verliest details uit het oog of je gebruikt de verkeerde tools. Heb je hierbij hulp nodig? Neem dan contact met mij op. Ik help je om de POWer terug te brengen in je bedrijf, met het structureren en (re)organiseren van je Processen, Organisatie en Workflow.
Als partner van Monday adviseer ik je hoe je dit platform optimaal gebruikt voor jouw organisatie, zodat je het efficiënt en effectief inzet bij het beheren van projecten.
