In elke organisatie wordt er gewerkt met processen en protocollen. Vaak gaat het werken hiermee goed, maar wat doe je als jij ziet dat er ruimte is voor verbetering? Omdat je vindt dat de processen en protocollen in de organisatie waar jij werkt niet goed zijn ingericht en hierdoor veel tijd kosten. Dit kan en mag jij altijd aangeven, maar hoe doe je dat? Dat ga ik je uitleggen in deze blog. Want hiermee help je een organisatie verder met jouw verbeterde protocollen.
De vertaling voor een protocol en een proces heb ik voor je opgezocht op Wikipedia het wordt hier als volgt omschreven:
Een protocol is een gedragsovereenkomst, meestal in de vorm van een aantal uit te voeren stappen. Er bestaan verschillende typen protocollen, zoals communicatieprotocollen, computerprotocollen, wetenschappelijke protocollen, medische protocollen, ceremoniële protocollen, ethische protocollen en verdragsprotocollen.
Een proces is een ontwikkelingsgang, verloop of voortgang van gebeurtenissen (volgens een min of meer vast stramien, eventueel gestuurd) waarbij een product ontstaat uit een of meer vooraf bestaande materialen of objecten. Bij de in de tijd geordende reeks van gebeurtenissen wordt een ingangsproduct omgezet in een al of niet bedoeld uitgangsproduct. Het boek "management van processen" is een duidelijk handboek, waarbij kwaliteitsmanagement ook wordt meegenomen.
Wat als jij het niet eens bent met een proces of protocol op de werkvloer. Of dat je tijdens het werken vindt dat er verbetering mogelijk is om werkzaamheden sneller uit te voeren of makkelijker te maken. Een protocol is een document waarin afspraken worden gemaakt over de manier van werken binnen een organisatie. In dit document wordt vastgelegd op welke manier bepaalde activiteiten moeten worden uitgevoerd. Maar wie weet zijn deze protocollen wel verouderd. En eerlijk is eerlijk, tegenwoordig is alles onder te brengen in een proces. Je komt processen overal tegen, op je dagelijkse werk, thuis, onderweg en zelfs als je ergens bent. Buiten werktijd sta je er waarschijnlijk minder bij stil omdat deze processen worden uitgevoerd in je vrije tijd. Het wordt dan minder vaak gezien als een proces. Toch kunnen processen op de werkvloer onnodig tijdrovend zijn. Waarschijnlijk heb je al veel goede ideeën voor verbeteringen maar krijg je vage antwoorden als ‘We doen het nou eenmaal zo’, wanneer je het wilt aankaarten. Probeer daarom om je actief op te stellen en mee te denken en maak op deze manier verbeteringen bespreekbaar. De volgende adviezen zijn hierbij een handig hulpmiddel om je voor te bereiden.
In deze blog geef ik je de beste Time-Management technieken.
Wacht niet op het juiste moment maar creëer deze zelf. Veel van je meerderen die over de protocollen of processen gaan hebben het onwijs druk. Dus als je wacht op het juiste moment dan kun je wachten tot je een ons weegt. Er is namelijk altijd wel iets dat belangrijker is en meer prioriteit heeft. Plan daarom gewoon een afspraak in de agenda en bespreek wat jou is opgevallen.
Soms begrijp je een regel of een doelstelling niet of zie je er het nut niet van in. Het is dan lastig om dit te zeggen maar het kan ook anders. Leg tijdens bijvoorbeeld een lunch uit waarom iets niet werkt en hoe het anders beter gaat werken. Versterk dit met argumenten en voorbeelden. Wanneer je dit elke keer doet gaat een manager of iemand anders die erover gaat denken dat hun eigen idee is en voeren ze makkelijker verandering door in processen.
Vaak zijn managers ervan overtuigt dat de processen goed werken en zijn er veel vaste regels. Het is lastig voor hun zelf om hiervan af te wijken. Om jouw punt duidelijk te maken is het daarom aan te raden om ze uit te nodigen op de werkvloer en het hun zelf te laten ervaren hoe iets in de praktijk werkt. Zo zien ze ook duidelijk wat er niet werkt en grijp jij je kans om jouw visie te vertellen.
Vaak zijn gewoontes en regels erin geslopen. Vraag het daarom eens aan iemand van een andere afdeling of een nieuwe medewerker (een buitenstaander). Zo kom je erachter welke rare, onnodige en tijdrovende afspraken er zijn gemaakt. Het voordeel hiervan is dat zij met een frisse blik ertegen aankijken.
Vind je iets niet logisch of vraag je jezelf af waarom, omdat het juist meer tijd gaat kosten dan het gaat opleveren? Stap gewoon op de juiste persoon af en vraag de reden erachter is.
Eerlijk is eerlijk, managers hebben het ook niet makkelijk. Ze krijgen dagelijks te horen:
Dit is behoorlijk frustrerend om elke keer maar aan te horen, zonder duidelijke redenen en oplossingen. Heb je daarom kritiek of een idee voor verbetering? Bespreek dan jouw visie met een duidelijke oplossing. Hiermee help je om de meerwaarde te zien voor het doorvoeren van een verandering.
Een verandering doorvoeren in een organisatie in bepaalde processen of protocollen is nooit makkelijk. Ideeën voor verbeteringen zijn meestal niet het probleem want iedereen heeft wel een mening over hoe het beter kan. Het lastige is om nieuwe processen en protocollen te behouden en ervoor te zorgen dat het makkelijker wordt. Want vaak is de grootste valkuil om terug te vallen in oude gewoontes, ondanks alle goede voornemens die gemaakt worden. Blijf daarom altijd focussen op verbetering in processen en protocollen. Zodat je het voor jezelf en de organisatie beter maakt.
Wil jij een verandering bespreekbaar maken? Of misschien wel doorvoeren in je eigen bedrijf, maar weet je niet hoe je dit het beste aanpakt? Neem dan contact op en dan kijken we met mijn Rotterdamse frisse blik hoe we dit mogelijk maken voor jou!
