Werkprocessen, wie kent ze niet? Bijna elke organisatie heeft ze wel en er zullen er maar heel weinig zijn die er nog niet mee werken. Het is de bedoeling natuurlijk van een werkproces dat het makkelijk in gebruik is en dat ze tijd en geld opleveren. Alleen soms gaat het bij een onderneming wel eens fout en gebruiken ze verkeerde uitgangspunten voor werkprocessen. Het zijn dan dikke boekwerken die niemand leest omdat het teveel tijd kost. Of een leidinggevende heeft het proces wel even op papier gezet zonder overleg met de rest van het team. Kortom werkprocessen moeten het werk makkelijker en leuker maken en soms is het daarvoor nodig om ze aan te passen. Hoe je dat doet leg ik je uit met deze blog, zodat jij ook in 4 stappen verbeterde werkprocessen krijgt.
Je denkt misschien dat het schrijven van een werkproces heel veel tijd kost. Ja, dat is misschien zo als je er helemaal nog niet mee werkt maar het levert uiteindelijk veel tijd op. Want waarom zijn procesbeschrijvingen zo belangrijk?
Je hebt iets om op terug te vallen als je het even niet meer weet. Ben je nieuw dan is het fijn om een naslagwerk te hebben en iedereen die er al werkt, inclusief de leidinggevende weet altijd wat er speelt.
Wanneer je al een tijd dezelfde werkzaamheden doet, vervagen de details omdat je overzicht wilt houden en verlies je de helicopterview. Het is van belang om de helicopterview te behouden, zeker voor een ondernemer maar ook voor leidinggevenden en medewerkers. Daarom is een heldere en overzichtelijke procesomschrijving zo ideaal wanneer je weer even wilt inzoomen en de details wilt weten.
Een ezel stoot zich geen tweede keer aan dezelfde steen. Daarvoor is een procesbeschrijving een mooi hulpmiddel om fouten te voorkomen. Door de omschrijving helder te omschrijven en aan te vullen of te veranderen wanneer er fouten worden gemaakt. Het is een leerproces en voorkomt in de toekomst dat dezelfde fouten nogmaals worden gemaakt.
Je herkent het vast wel als er iemand nieuw wordt aangenomen. Hoe doe je dat altijd? Daarom is het fijn om dit in een werkproces vastgelegd te hebben. De nieuwe collega kan dit nalezen en zelfstandig hiermee aan het werk gaan. Dit is gelijk goed voor zijn of haar zelfvertrouwen. De inwerktijd zal hiermee ook een stuk korter zijn.
Lees hier mijn blog over 21ste eeuw vaardigheden. Hierin leer je ik je over nieuwe vaardigheden die je nodig hebt om kennis, inzicht en houding met elkaar te koppelen.
Een grote vraag is natuurlijk hoe je een werkproces gaat veranderen en deze succesvol doorvoert zonder teveel weerstand. Want een verandering heeft meestal direct invloed op het werkproces van jezelf maar ook van je team.
Je hebt kans dat je werknemers het niet begrijpen waarom er veranderingen moeten plaatsvinden. Misschien zijn ze bang dat ze nieuwe technieken moeten aanleren. Gelukkig zijn de meeste wel enthousiast. Zij hebben er vertrouwen in dat met een verandering zaken waar ze tegenaan liepen nu verdwijnen en beter worden.
Met de volgende tips weet jij hoe je een werkproces kunt veranderen zonder dat dit teveel weerstand oproept.
Weet wat het nieuwe werkproces de organisatie moet gaan opleveren en breng het proces in kaart. Begin niet zomaar ergens, maar denk daar met je team over na en verdeel de taken. Begin dan eerst met het schrijven van een inhoudsopgave en vul het dan stap voor stap in. Je kunt ook Monday gebruiken om overzicht te maken en houden.
Dikke boekwerken vol met tekst worden niet gelezen en belanden in de kast. Hier heb je daarom niks aan. Begin klein en start met kleine, routinematige projecten. Leerervaringen zijn dan al snel in volgende projecten terug te zien. Op basis van deze ervaringen bepaal je hoe het gewenste effect in de organisatie uiteindelijk bereikt kan worden.
Organiseer eens een brainstormsessie met je team. Zorg ervoor dat je van iedereen input vraagt. Op deze manier wordt het proces concreet en helder en is er ruimte voor nieuwe ideeën waar je zelf niet aan gedacht hebt.
Gebruik plaatjes, checklist en schema’s om veranderingen uit te leggen. Dit ‘leest’ niet alleen makkelijker maar dan blijft het ook beter hangen. Zorg daarnaast voor de juiste hulpmiddelen die nodig zijn voor de verandering.
Zorg voor een goede ontwikkeling van de kennis die nodig is voor een verandering in het werkproces. Verandering brengt altijd nieuwe gewoontes en misschien wel nieuwe technieken met zich mee. Cursussen helpen om technieken onder de knie te krijgen. Daarnaast is het aan te raden om je team te coachen om ze te ondersteunen. Want in het begin is het lastig en wanneer het even tegenzit is de kans groot dat medewerkers terugvallen in oude gewoontes. Dit kun je beter voorkomen door een goede coach in te schakelen.
Discipline is echt een vereiste bij het doorvoeren van een verandering. Het is daarom de kunst van de leidinggevende om oude gewoontes niet meer te tolereren. De eerste tijd moet je echt discipline afdwingen om taken volgens de nieuwe werkmethoden te doen.
Maak de verandering zichtbaar in de organisatie. Hang de inhoudsopgave of het nieuwe overzicht op in de kantine. Draag successen en goede voorbeelden uit.
Wanneer je begint met het beschrijven van werkprocessen zijn er een aantal zaken die je niet moet vergeten.
Ik vind dat werkprocessen een must zijn voor elke organisatie. Maar wel op de juiste manier. Daarom nogmaals maak er geen grote boekwerken van. Start niet zonder een plan maar maak het jezelf niet te moeilijk. De kennis is er, dat weet ik zeker het moet alleen nog even overzichtelijk gemaakt worden. Ben je ook overtuigd? Maar kom je er niet uit en wil je mijn hulp en ervaring hierbij? Neem dan contact op en ik denk graag met je mee!
