Wanneer je voorzitter bent van een bestuursvergadering heb je een belangrijke taak. Je moet goed kunnen omgaan met verschillende mensen en meningen, ervoor zorgen dat iedereen aan het woord komt en ook niet geheel onbelangrijk, zorgen dat de bestuurders focus houden. Jij faciliteert de discussies en besluitvorming in het belang van de organisatie. Het lijkt zo eenvoudig om de vergadering op tijd te laten beginnen, de orde te bewaren en ervoor zorgen dat er niet teveel door elkaar wordt gepraat. Maar het is een flinke klus met een grote verantwoording die op je schouders ligt. Daarom deel ik in deze blog belangrijke vaardigheden die je kunt ontwikkelen om bestuursvergaderingen zo effectief mogelijk te leiden, want hoe word je een goede voorzitter van een vergadering?
Wanneer je niet over de geschikte vaardigheden beschikt heeft dat grote gevolgen. Het kan leiden tot verwarring en stilstand van de vergadering. Maar het zorgt er ook voor dat er overhaaste beslissingen worden genomen, agendapunten worden gemist en dat vergaderingen veel langer duren dan nodig is. Een krachtige voorzitter is daarom essentieel. Volgens het Institute of Directors is de voorzitter verantwoordelijk om vergaderingen naar een gedeelde visie te leiden en de discussies samen te vatten zodat iedereen begrijpt wat er is afgesproken.
Wanneer je een goede voorzitter bent worden er gericht punten besproken. Dit is echt essentieel omdat bestuurders vaak een volle agenda hebben en snel afdwalen als je hen niet stuurt. Discussies kunnen hoog oplopen en het is aan jou om hier binnen de tijd op een vriendelijke manier richting aan te geven. Het is slim om alle partijen als een team te laten samenwerken, ook al is dit soms een grote uitdaging. Met een goede voorzitter worden alle zaken besproken binnen de afgesproken tijd en dat past perfect bij de volle agenda’s van bestuurders. Hieronder volgen verschillende vaardigheden die onmisbaar zijn voor goed voorzitterschap.
Het is belangrijk om actief te luisteren zodat je de volledige boodschap van degene die aan het woord is begrijpt en kunt samenvatten. Je hoeft niet de essentie van iemands argument te begrijpen maar je moet ervoor zorgen dat de discussie efficiënt en gefocust blijft. Actief luisteren doe je door:
Wanneer je een vergadering voorzit bedenk dan dat bestuurders dagelijks worden overladen met informatie. Zorg daarom voor een bondige communicatie, zowel mondeling als schriftelijk. Het zorgt er voor dat agendapunten worden afgewerkt en dat er minder discussies zonder doel ontstaan. Als leider moet je effectief communiceren. Het handboek "effectief leiderschap" is dan onmisbaar.
Het is jouw taak dat iedereen in de vergadering zijn mening kan geven. Daarnaast heb je de agendapunten die binnen een bepaalde tijd afgerond moet worden. Daarom is het belangrijk om assertief te zijn op het juiste moment. Je moet inschatten wanneer een punt van de agenda moet worden afgesloten of dat je juist moet doorvragen over bepaalde standpunten. Dit kan behoorlijk lastig zijn zeker wanneer er over een belangrijk onderwerp wordt vergaderd. Het is aan jou om ervoor te zorgen dat sommige bestuurders het gesprek niet overnemen en iedereen zijn zegje kan doen. Je moet continue de juiste balans zien te vinden. Lees ook mijn blog over grenzen aangeven.
Een belangrijke vaardigheid en ook een moeilijke is dat je altijd onpartijdig bent. Dit betekent dat je onafhankelijke informatie geeft en bij de feiten blijft. Natuurlijk mag je wel stemmen maar pas op dat je jouw mening niet laat doorschemeren.
Het is heel belangrijk dat je als voorzitter in staat moet zijn om je aan te passen aan verschillende persoonlijkheden. Je moet weten wat iedereen motiveert en ervoor zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt en durft te spreken of deel te nemen aan een discussie. Hierdoor bouw je aan een hecht bestuur dat in staat is om te gaan met het bedrijfsleven en alle uitdagingen die daarbij komen kijken.
In een vergadering kunnen de emoties soms hoog oplopen. Het is belangrijk om altijd respectvol te blijven. Met de juiste begeleiding tijdens de vergadering zorg je ervoor dat deze effectief en productief verloopt met gemotiveerde deelnemers.
De meeste vinden vergaderingen nooit leuk en ze kunnen dan ook maar kort hun aandacht vasthouden. Een grote ergernis is dat vergaderingen veel te lang duren. Zorg dat je daarom zo kort mogelijk vergadert en zet de belangrijkste zaken bovenaan op de agenda. Vergader altijd als dat mogelijk is een comfortabele omgeving en betrek de mensen die niets hebben gezegd. Vraag ze naar hun mening en vat discussies samen om de deelnemers bij de les te houden. Misschien is brainstormen wel een mooie tool om tot een effectievere vergadering te komen.
Als voorzitter heb je recht op een eigen mening maar is het je taak om alles op een onpartijdige manier aan bod te laten komen. Zorg ervoor dat iedereen aan het woord komt en dat je luistert naar wat iedereen zegt. Je moet je inleven in de deelnemers en alles vastleggen zonder dat je de tijd vergeet. Wil je ook eens lezen hoe top voorzitters het doen, lees dan het boek "boven de partijen" over hoe de de tweede kamer goed leidt.
Wil je hulp krijgen om effectief te communiceren? Zodat jij je taak als voorzitter goed kan uitvoeren. Neem dan contact op en ontdek hoe ik je kan helpen. Samen stoppen we wat POWer in jouw communicatie.
