In de huidige digitale werkplek is efficiëntie de sleutel tot succes. Teams moeten naadloos samenwerken, informatie gemakkelijk delen en snel toegang hebben tot de juiste documenten. SharePoint, een veelzijdig platform van Microsoft, biedt een scala aan functionaliteiten die de productiviteit van je team aanzienlijk verhogen. In deze blog ga ik dieper in op hoe je SharePoint gebruikt om je team effectiever te laten werken.

1. Documentbeheer en -samenwerking

SharePoint biedt een robuust documentbeheersysteem waarmee teams documenten kunnen opslaan, delen en gezamenlijk bewerken. Enkele belangrijke functies zijn:

• Versiebeheer: Hiermee kunnen gebruikers eerdere versies van een document bekijken en indien nodig herstellen. Dit voorkomt dat werk verloren gaat en maakt het eenvoudig om wijzigingen bij te houden. Stel je voor dat een teamlid per ongeluk belangrijke gegevens verwijdert; met versiebeheer kun je altijd teruggaan naar een eerdere versie en je werk herstellen.
• Gelijktijdig bewerken: Met SharePoint kunnen meerdere teamleden tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Dit betekent dat je niet langer hoeft te wachten tot een collega klaar is met bewerken. Iedereen kan in realtime samenwerken, waardoor processen sneller verlopen en miscommunicatie wordt verminderd. Een voorbeeld hiervan is het gezamenlijk werken aan een projectvoorstel, waarbij elke bijdrager zijn sectie invult zonder het document heen en weer te hoeven mailen.
• Toegangscontrole: SharePoint biedt gedetailleerde controle over wie toegang heeft tot welke documenten. Je kunt bijvoorbeeld bepaalde mappen of bestanden alleen toegankelijk maken voor specifieke teamleden of afdelingen. Dit is vooral handig voor gevoelige informatie zoals contracten of personeelsdossiers. Dankzij toegangscontrole behoud je de balans tussen samenwerking en beveiliging.

Tip: Wil je meer leren over het gebruik van SharePoint? Het boek SharePoint voor Dummies is een geweldige bron voor zowel beginners als gevorderden, met praktische tips en stapsgewijze instructies.

2. Communicatie en samenwerking

SharePoint integreert naadloos met andere Microsoft 365-applicaties zoals Teams, Outlook en OneDrive, waardoor communicatie en samenwerking binnen het team gestroomlijnd worden.

• Teams-integratie: Door SharePoint te integreren met Microsoft Teams kunnen teams samenwerken binnen een gedeelde werkruimte, chatten, vergaderen en samenwerken aan documenten zonder de applicatie te verlaten. Dit maakt het voor teamleden eenvoudig om hun workflow niet te onderbreken en alles op één plek te beheren.
• Discussieborden en forums: SharePoint biedt de mogelijkheid om discussieborden en forums op te zetten waar teamleden ideeën kunnen uitwisselen en vragen kunnen stellen. Deze functies fungeren als een centrale hub voor kennisuitwisseling, waardoor teamleden toegang hebben tot waardevolle inzichten en antwoorden op veelvoorkomende vragen.
• Integratie met Outlook: E-mails kunnen direct worden gekoppeld aan SharePoint-documenten of projecten, zodat belangrijke correspondentie altijd terug te vinden is. Dit voorkomt dat informatie verloren gaat in een overvolle inbox.

Met deze communicatie- en samenwerkingsfuncties elimineer je barrières die vaak ontstaan in verspreide teams. SharePoint centraliseert communicatie, vergemakkelijkt kennisdeling en stimuleert samenwerking, wat leidt tot een efficiëntere en productievere werkomgeving.

Lees mijn blog Zo werk je digitaal samen voor praktische tips en inzichten over een digitale samenwerking.

3. Workflows en automatisering

Met SharePoint is het mogelijk om repetitieve taken te automatiseren en werkprocessen efficiënter maken. Dit betekent minder handmatig werk en meer tijd voor waardevolle taken.

• Geautomatiseerde workflows: Stel workflows in die automatisch taken toewijzen, meldingen verzenden of goedkeuringen aanvragen. Bijvoorbeeld, als een teamlid een document ter goedkeuring indient, stuurt SharePoint automatisch een melding naar de verantwoordelijke persoon. Zodra het document is goedgekeurd, wijs je een volgende taak toe aan een ander teamlid. Dit versnelt processen en minimaliseert fouten.
• Gebruik Power Automate: Integreer SharePoint met Power Automate om geavanceerdere automatiseringen te maken. Denk aan het automatisch synchroniseren van gegevens tussen SharePoint en andere tools, zoals een CRM-systeem. Stel bijvoorbeeld een workflow in die klantgegevens bijwerkt zodra een formulier wordt ingevuld.
• Stroomlijn terugkerende processen: Gebruik workflows om routinetaken zoals het goedkeuren van onkostenrapporten of het bijwerken van project statussen te automatiseren. Hierdoor voorkom je dat medewerkers onnodig tijd besteden aan administratieve handelingen.

Door processen te automatiseren, zorg je ervoor dat je team efficiënter werkt, fouten worden verminderd en iedereen zich kan richten op hun belangrijkste verantwoordelijkheden. Automatisering met SharePoint is een krachtige manier om zowel tijd als kosten te besparen.

4. Projectbeheer

SharePoint biedt uitgebreide tools waarmee je projecten eenvoudiger kunt plannen, organiseren en beheren. Door taken en deadlines duidelijk vast te leggen, voorkom je chaos en zorg je voor transparantie binnen je team.

• Takenlijsten en planningen: Gebruik SharePoint om overzichtelijke takenlijsten en projectplannen te maken. Wijs taken toe aan specifieke teamleden en stel prioriteiten in, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Teamleden kunnen hun voortgang bijhouden en updates geven, wat de samenwerking en verantwoordelijkheid vergroot.
• Gantt-diagrammen en kalenders: Maak gebruik van visuele hulpmiddelen zoals Gantt-diagrammen en gedeelde kalenders om de voortgang van projecten in kaart te brengen. Met deze tools kun je deadlines duidelijk communiceren en ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van mijlpalen en belangrijke data. Dit helpt je team om gefocust en op schema te blijven.
• Projectsites: Creëer een aparte SharePoint-site voor elk project. Hier kun je alle relevante documenten, discussies en rapportages centraliseren. Dit vermindert de kans op miscommunicatie en zorgt ervoor dat alle betrokkenen eenvoudig toegang hebben tot de benodigde informatie.

Door de projectbeheerfuncties van SharePoint te benutten, werk je niet alleen efficiënter, maar vergroot je ook de betrokkenheid van je team. Iedereen heeft altijd een duidelijk beeld van de voortgang, wat de samenwerking verbetert en bijdraagt aan succesvolle resultaten.

5. Intranet en kennisbeheer

Met SharePoint bouw je een krachtig intranet waar je team altijd toegang heeft tot belangrijke informatie, nieuws en hulpmiddelen. Dit versterkt de communicatie en kennisdeling binnen je organisatie.

• Nieuwsfeeds en aankondigingen: Houd je team up-to-date met nieuwsfeiten en aankondigingen. Hiermee deel je eenvoudig belangrijke updates, nieuwe procedures of teamprestaties. Een centraal platform voorkomt dat informatie verloren gaat in e-mails of chats.
• Kennisbanken en documentbibliotheken: Creëer kennisbanken en uitgebreide documentbibliotheken. Hier sla je handleidingen, beleidsdocumenten en andere essentiële middelen op. Zo kunnen teamleden altijd snel de informatie vinden die ze nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan een HR-afdeling die werknemers toegang geeft tot formulieren en procedures via een centrale plek.
• Personalisatie: Pas je intranet aan zodat teamleden relevante inhoud zien die specifiek is voor hun afdeling of rol. Dit verhoogt de gebruiksvriendelijkheid en stimuleert betrokkenheid.

Door een intranet op te zetten met SharePoint, verbeter je niet alleen de toegankelijkheid van informatie, maar versterk je ook de samenwerking binnen teams. Teamleden weten altijd waar ze belangrijke middelen kunnen vinden, wat tijd bespaart en efficiëntie vergroot.

Maximaliseer de productiviteit van je team met SharePoint

SharePoint biedt talloze mogelijkheden om de productiviteit van je team te verhogen. Door de documentbeheertools, integraties met andere applicaties, geautomatiseerde workflows, projectbeheerfuncties en kennisbeheermogelijkheden optimaal te benutten, creëer je een efficiënte en samenwerkende werkomgeving. Begin vandaag nog met het ontdekken van deze functies en pas ze toe om de resultaten van je team te verbeteren.

Wil je meer tips en tricks om je productiviteit te verhogen? Bezoek mijn Tips en Tricks pagina, vol met waardevolle inzichten en praktische adviezen die je direct kunt toepassen om je werk en samenwerking te optimaliseren!