Elke dag ben je met van alles en nog wat bezig. Je herkent het vast wel: Klanten die het liefst gister
nog een reactie verwachten, een e-mail welke je even ‘snel’ moet oppakken of een collega die vraagt
waar dat ene document opgeborgen is. Je verliest de grip op jouw tijd, want tenslotte zitten er toch
maar echt 24 uur in één dag. Met deze blog deel ik praktische tips met je, die je direct kunt uitvoeren.
Met deze 10 tips voor Time-Management krijg jij weer grip op jouw tijd en krijg je het overzicht weer terug!
Wanneer je het gevoel hebt dat je overladen wordt door taken en gedachten is het handig om je tijd
efficiënt in te delen. Timemanagement helpt je daarbij. Maar wat is timemanagement nou precies?
Met timemanagement wordt bedoelt dat je tijd op een juiste manier besteedt. Het doel hiervan is
om procesmatig, effectief en efficiënt te plannen om de productiviteit te verhogen. Je gaat tijd en
taken effectiever managen door niet harder maar slimmer te werken. Stephan Covey schreef er al mooi over in zijn beroemde boek "de 7 eigenschappen van effectief leiderschap". Een aanrader!
Waarom is timemanagement voor jou belangrijk? Deze vraag is cruciaal om te veranderen. Als je niet
gemotiveerd bent om jezelf beter te managen dan wordt verandering heel lastig en boek je geen tot
weinig vooruitgang. Je moet inzien hoe je nu te werk gaat om prioriteiten te stellen om het anders te
doen. Zelfreflectie is hierbij erg belangrijk.
Vaak weet je wel in je brein hoe je het allemaal wilt en dat is ook waarom doelen stellen niet zo
moeilijk is. De grootste uitdaging is om je doelen te behalen. Hak je doel daarom op in hapklare
brokken. Op deze manier is je doel beter te plannen en wordt het haalbaar.
Je kunt niet iets veranderen en verbeteren als je niet weet wat er veranderd moet worden. Om te
beginnen met timemanagement raad ik je daarom aan om eens een week van kwartier tot kwartier
op te schrijven wat je doet en hoelang je daar mee bezig bent. Op deze manier krijg je inzicht in jouw
tijd en hoeveel tijd je kwijt bent aan taken. Ik weet zeker dat je al snel ontdekt waar je efficiënter met
je tijd kan omgaan.
Een heel klein woordje met maar 3 letters die je gegarandeerd direct meer tijd oplevert. Het is
natuurlijk harstikke lief van je dat je iedereen met van alles en nog wat helpt maar dit gaat vaak ten
koste van je eigen werk. Doe alleen de werkzaamheden die bij jou horen en stop met iedereen
tevreden houden.
Ligt je bureau vol met rondslingerende papieren of hangt je scherm vol met gele post-its waar al je
taken op staan? Stop daar alsjeblieft mee want je verliest het overzicht en gaat zeker dingen
vergeten. Maak daarom één takenlijst waarop al je taken staan. Dit kan digitaal of op papier wat jij
zelf prettig vindt. Vind je dat moeilijk, lees dan mijn blog over grenzen aangeven.
Je hebt een takenlijst gemaakt en als het goed is staan al jouw taken hierin. Begin met de taken die
prioriteit hebben en koppel vervolgens al je taken aan een dag-, week- en maandplanning. Met een
goede planning geef je structuur aan je werkdag en voorkom je dat je dingen gaat uitstellen of voor
je uit gaat schuiven. Zorg er wel voor dat je jouw agenda niet van minuut tot minuut vol staat. Er zijn
namelijk altijd onverwachte taken, werkzaamheden die uitlopen en nog belangrijker is dat je ook
vrije tijd nodig hebt om weer op te laden. Plan daarom altijd 2 uur in je agenda die je voor dit soort
zaken kunt gebruiken.
Je brein vindt het vaak leuk om je uit jouw concentratie te houden. Je hoofd zit vol met gedachten,
taken of andere zorgen en dit maakt het onmogelijk om je te concentreren. Het kan je enorm
afleiden en je verliest gemakkelijk focus. Doe daarom eens wat vaker een braindump. Schrijf alles
wat in je hoofd zit van je af zodat je het niet vergeet maar het wel uit je hoofd is.
Je mailbox is een grote vijand als het om focus gaat. Vooral als je elke keer wordt afgeleid door
meldingen van binnenkomende e-mails. Bekijk en beantwoord je e-mail op vaste tijden en doe dit
maar 2x per dag. Zet de rest van de dag je meldingen uit. Lees hier hoe je grip houdt op je mailbox.
De Pomodoro techniek kennen we denk ik allemaal wel. Deze techniek komt uit 1980 en zorgt ervoor
dat je slimmer omgaat met afleiding, meer gefocust bent en overzicht hebt van je planning. Je werkt
heel simpel met een wekker, dit kan een kookwekker zijn maar ook het alarm van je telefoon of
smartwatch. Je werkt 25 minuten aan een taak tot het alarm afgaat en dan neem je een kleine pauze
van 5 minuten. Na deze 5 minuten begin je opnieuw, zet je alarm op 25 minuten en werk vol focus
aan een taak. Dit doe je op deze manier tot je 4 taken hebt gedaan en daarna neem je een langere
pauze van een half uur. Door op deze manier te werken krijg je effectief en gefocust taken af en je
houdt jezelf gemotiveerd.
Met het Eisenhower Model krijg je meer gedaan in minder tijd doordat je prioriteiten stelt. Je gaat
aan het werk met je taken op basis van urgentie. Op deze manier krijg je een goed overzicht hoe jij
het beste je kostbare tijd kunt besteden. In deze blog leer je alles over het Eisenhower Model en creëer jij jouw ideale werkdag.
Door je tijd goed te besteden ga je slimmer werken, breng je structuur aan in je werkzaamheden en
plan je bewust zodat je veel tijd bespaart. Timemanagement is een goede manier om gemotiveerd en
doelgericht taken af te krijgen.
En zeg nou eerlijk, het afvinken van taken geeft altijd een goed gevoel!
Wil je meer lezen over hoe het in de extreme vorm kan, lees dan de 4 uur werkweek.
Al is het erg Amerikaans, leuk om te lezen dat de sky the limit is.
Wil je nog meer weten over Time-Management? Download dan mijn gratis e-book
en bespaar 4 uur tijd per week! Je kunt me natuurlijk ook altijd volgen op Instagram, hier deel ik wekelijks nuttige en praktische tips.
