Ken je dat gevoel dat je elke week opnieuw dezelfde handelingen uitvoert? Rapporten maken, mails sturen, afspraken inplannen, taken overzetten. Het lijkt soms alsof je werkdag grotendeels bestaat uit herhalen in plaats van creëren. Maar goed nieuws: veel van die terugkerende taken kun je automatiseren. En dat betekent meer focus, meer rust én meer tijd voor belangrijker werk.

In deze blog lees je hoe je met de juiste tools en strategieën repetitieve taken uit handen geeft én je werkdag een stuk lichter maakt.

Waarom automatiseren?

Repetitieve taken kosten niet alleen tijd, maar ook energie. Elke keer als jij dezelfde handeling opnieuw moet doen, raak je een stukje van je concentratie kwijt. En voor je het weet zit je aan het eind van de dag met een to-dolijst die half af is. Automatiseren helpt je om:

• Tijd te besparen
• Fouten te verminderen
• Je focus te verleggen naar strategische of creatieve taken
• Je werkplezier te vergroten

Waar kun je automatiseren? Een paar herkenbare voorbeelden

Of je nu werkt in de zorg, marketing, HR of het onderwijs, overal zijn processen te vinden die je slimmer kunt inrichten. Denk aan:

1. Administratieve taken

• Documentbeheer: Gebruik tools zoals SharePoint om automatisch documenten op te slaan en te archiveren.
• Data-invoer: Automatiseer met Power Automate de overdracht van info uit formulieren naar Excel of een database.
• Agenda’s beheren: Laat afspraken en herinneringen automatisch inplannen via Outlook-integraties.

2. Communicatie

• E-mailflows: Stel automatische mails in na een contactmoment, zoals bij goedkeuringen of aanvragen.
• Teamupdates: Automatiseer je weekmail met templates, één keer opzetten, altijd actueel.

3. Taken & workflows

• Goedkeuringsprocessen: Gebruik tools als Power Automate of Monday om bijvoorbeeld facturen of verlofaanvragen automatisch te laten goedkeuren.
• Taakverdeling: Automatiseer toewijzing van taken via ToDoIst of Microsoft Planner, afhankelijk van deadlines of verantwoordelijkheden.

4. Data & rapportages

• Dashboards: Met Power BI laat je rapporten automatisch genereren en delen.
• Synchronisatie: Koppel systemen (zoals je CRM en SharePoint) zodat gegevens altijd actueel blijven.

5. HR-processen

• Onboarding: Maak automatische flows voor het aanmaken van accounts, plannen van introducties en verzamelen van documenten.
• Verlof: Automatiseer de registratie én goedkeuring van verlofaanvragen.

6. Klantinteractie

• Chatbots: Laat eenvoudige vragen automatisch beantwoorden of doorschakelen naar de juiste persoon.
• Feedback verzamelen: Automatische vragenlijsten na een dienst of verkoopmoment met bijvoorbeeld Microsoft Forms.

7. Financiën

• Facturatie: Stel automatische facturen in op basis van afspraken of geleverde diensten.
• Declaraties: Automatiseer de goedkeuring van onkosten met een workflow die je zelf instelt.

8. IT-beheer

• Gebruikersbeheer: Krijgt iemand een nieuw account? Automatisch geregeld.
• Back-ups: Vergeet nooit meer een back-up met automatische schema’s.

Welke tools maken dit mogelijk?

Er zijn talloze tools op de markt die je kunnen helpen om repetitieve taken te automatiseren. Hieronder vind je een aantal van de meest gebruikte en krachtige tools die je eenvoudig kunt integreren in je werkdag:

Microsoft Power Automate
Deze tool laat je workflows bouwen tussen verschillende apps en diensten, zonder dat je hoeft te programmeren. Denk aan: automatisch e-mails versturen, goedkeuringen in gang zetten of gegevens verplaatsen tussen systemen. Ideaal als je veel werkt met Microsoft 365.

SharePoint
SharePoint is dé plek voor slim documentbeheer. Je kunt documenten automatisch laten opslaan, versiebeheer activeren, rechten instellen en samenwerken met collega’s in één centrale omgeving. Combineer het met Power Automate voor nog meer gemak.

Lees hier mijn blog: om alles uit SharePoint te halen voor een soepelere workflow.

Power BI
Met Power BI visualiseer je data in interactieve dashboards. Je kunt rapporten automatisch laten genereren én versturen, waardoor je altijd real-time inzicht hebt in je resultaten zonder handmatig te hoeven turven of kopiëren.

ToDoIst
Deze populaire takenmanager helpt je niet alleen om overzicht te houden, maar je kunt ook regels instellen om taken automatisch toe te wijzen, te plannen of te herhalen. Denk aan: elke maand automatisch een factuurcontrole-taak laten aanmaken.

Lees hier meer over waarom ToDoIst je beste hulpmiddel is voor taakbeheer.

Monday
Monday is een visuele projectmanagementtool waarmee je workflows kunt automatiseren op een toegankelijke manier. Je kunt bijvoorbeeld automatisch taken laten toewijzen, herinneringen sturen of statusupdates automatiseren. Ideaal voor teams die overzicht en structuur zoeken.

Microsoft Forms
Hiermee maak je snel en eenvoudig enquêtes of formulieren. Handig voor feedbackverzameling of gegevensinvoer. De reacties kun je automatisch laten verwerken in bijvoorbeeld Excel of SharePoint zonder tussenkomst van handmatig werk.

Microsoft Teams
Naast chatten en videobellen kun je Teams ook gebruiken om communicatie te automatiseren. Denk aan automatische meldingen bij taakveranderingen, herinneringen voor vergaderingen of integraties met je andere tools zoals Power Automate of Planner.

Laat deze tools voor je werken in plaats van andersom. Ze helpen je niet alleen om slimmer te werken, maar geven je ook rust en ruimte in je hoofd.

Zo begin je met automatiseren

Automatiseren klinkt misschien als iets ingewikkelds of tijdrovends, maar het hoeft helemaal niet groot of technisch te zijn. Het belangrijkste is dat je klein begint, overzicht houdt en de juiste keuzes maakt. Hier zijn de stappen die je kunt volgen om op een rustige en slimme manier te starten:

1. Breng je repetitieve taken in kaart

Begin met een week lang bijhouden welke taken je vaak herhaalt. Denk aan:

• Elke week dezelfde e-mail versturen
• Afspraken inplannen
• Gegevens overzetten van de ene tool naar de andere
• Statusupdates aan collega’s geven

Maak een lijst van deze handelingen en zet erachter hoeveel tijd ze je kosten. Zo krijg je inzicht in waar winst te behalen valt.

2. Kies een taak die makkelijk te automatiseren is

Start met iets kleins. Bijvoorbeeld: het automatisch versturen van een herinneringsmail of het automatisch opslaan van een formulier in een map. Kleine successen zorgen voor vertrouwen, en het motiveert je om verder te kijken.

3. Bepaal welke tool je nodig hebt

Kijk welke tools je al gebruikt binnen je organisatie. Werk je bijvoorbeeld al met Microsoft 365? Dan liggen tools zoals Power Automate, Forms en SharePoint voor de hand. Werk je liever visueel of met je team? Dan zijn Monday of ToDoIst wellicht geschikt. Tip: kijk ook of de tool integraties heeft met jouw andere apps.

4. Bouw en test je eerste workflow

Ga aan de slag met het opzetten van je eerste automatisering. Kies een sjabloon (veel tools bieden standaardworkflows aan), pas het aan jouw situatie aan en test het goed. Kijk of alles werkt zoals je wilt. Vergeet niet collega’s erbij te betrekken als zij onderdeel zijn van het proces.

5. Monitor, verbeter en breid langzaam uit

Automatiseren is geen eenmalige actie, het is een proces. Kijk na een paar weken of het je daadwerkelijk tijd bespaart. Wat kan er beter? Kun je nog een stap toevoegen of schrappen? Zodra je workflow goed werkt, kun je verder met de volgende taak op je lijstje.

Tip:

Maak automatiseren onderdeel van je wekelijkse evaluatie. Vraag jezelf: “Welke taak kostte me deze week onnodig veel tijd, en kan ik dat de volgende keer automatiseren?”

Meer leren over slim en efficiënt werken?

Op mijn Tips & Tricks pagina vind je een schat aan inspiratie, tools én boekentips over productiviteit, timemanagement en het automatiseren van je werkdag. Deze pagina gaat je echt helpen om automatisering op een slimme manier te combineren met focus en balans.

Automatiseren is geen doel op zich, maar een middel om jouw werkdag overzichtelijker en lichter te maken. Of je nu solo werkt, of met een team: met de juiste tools (zoals ToDoIst, Monday en de Microsoft 365-suite) haal je een hoop ruis uit je dag.

Gun jezelf die ruimte. Want hoe minder tijd je kwijt bent aan herhaling, hoe meer energie je overhoudt voor wat er écht toe doet.