Aanpassen werkprocessen voor wanneer je anders wilt gaan werken

30 mei 2022

Werkprocessen, wie kent ze niet? Bijna elke organisatie heeft ze wel en er zullen er maar heel weinig zijn die er nog niet mee werken. Het is de bedoeling natuurlijk van een werkproces dat het makkelijk in gebruik is en dat ze tijd en geld opleveren. Alleen soms gaat het bij een onderneming wel eens fout en gebruiken ze verkeerde uitgangspunten voor werkprocessen. Het zijn dan dikke boekwerken die niemand leest omdat het teveel tijd kost. Of een leidinggevende heeft het proces wel even op papier gezet zonder overleg met de rest van het team. Kortom werkprocessen moeten het werk makkelijker en leuker maken en soms is het daarvoor nodig om ze aan te passen. Hoe je dat doet leg ik je uit met deze blog.

Waarom zijn werkprocessen nou zo belangrijk?

Je denkt misschien dat het schrijven van een werkproces heel veel tijd kost. Ja, dat is misschien zo als je er helemaal nog niet mee werkt maar het levert uiteindelijk veel tijd op. Want waarom zijn procesbeschrijvingen zo belangrijk?

Iedereen weet wat er van ze verwacht wordt

Je hebt iets om op terug te vallen als je het even niet meer weet. Ben je nieuw dan is het fijn om een naslagwerk te hebben en iedereen die er al werkt, inclusief de leidinggevende weet altijd wat er speelt.

Het geeft overzicht en inzicht

Wanneer je al een tijd dezelfde werkzaamheden doet, vervagen de details omdat je overzicht wilt houden en verlies je de helicopterview. Het is van belang om de helicopterview te behouden, zeker voor een ondernemer maar ook voor leidinggevenden en medewerkers. Daarom is een heldere en overzichtelijke procesomschrijving zo ideaal wanneer je weer even wilt inzoomen en de details wilt weten.

Je voorkomt terugkerende fouten

Een ezel stoot zich geen tweede keer aan dezelfde steen. Daarvoor is een procesbeschrijving een mooi hulpmiddel om fouten te voorkomen. Door de omschrijving helder te omschrijven en aan te vullen of te veranderen wanneer er fouten worden gemaakt. Het is een leerproces en voorkomt in de toekomst dat dezelfde fouten nogmaals worden gemaakt.

Het wiel hoeft niet steeds opnieuw uitgevonden te worden

Je herkent het vast wel als er iemand nieuw wordt aangenomen. Hoe doe je dat altijd? Daarom is het  fijn om dit in een werkproces vastgelegd te hebben. De nieuwe collega kan dit nalezen en zelfstandig hiermee aan het werk gaan. Dit is gelijk goed voor zijn of haar zelfvertrouwen. De inwerktijd zal hiermee ook een stuk korter zijn.

Lees hier mijn blog over 21ste eeuw vaardigheden. Hierin leer je ik je over nieuwe vaardigheden die je nodig hebt om kennis, inzicht en houding met elkaar te koppelen.  

Werkprocessen veranderen levert soms weerstand op

Een grote vraag is natuurlijk hoe je een werkproces gaat veranderen en deze succesvol doorvoert zonder teveel weerstand. Want een verandering heeft meestal direct invloed op het werkproces van jezelf maar ook van je team.

  • Het vraagt om een andere houding
  • Het zorgt voor een andere benadering van bepaalde zaken
  • Digitale hulpmiddelen worden op een andere wijze ingezet
  • Etc.

Je hebt kans dat je werknemers het niet begrijpen waarom er veranderingen moeten plaatsvinden. Misschien zijn ze bang dat ze nieuwe technieken moeten aanleren. Gelukkig zijn de meeste wel enthousiast. Zij hebben er vertrouwen in dat met een verandering zaken waar ze tegenaan liepen nu verdwijnen en beter worden.

Zo pak je de implementatie van verandering aan!

Met de volgende tips weet jij hoe je een werkproces kunt veranderen zonder dat dit teveel weerstand oproept.

Start met een overzicht

Weet wat het nieuwe werkproces de organisatie moet gaan opleveren en breng het proces in kaart. Begin niet zomaar ergens, maar denk daar met je team over na en verdeel de taken. Begin dan eerst met het schrijven van een inhoudsopgave en vul het dan stap voor stap in.

Less is more

Dikke boekwerken vol met tekst worden niet gelezen en belanden in de kast. Hier heb je daarom niks aan. Begin klein en start met kleine, routinematige projecten. Leerervaringen zijn dan al snel in volgende projecten terug te zien. Op basis van deze ervaringen bepaal je hoe het gewenste effect in de organisatie uiteindelijk bereikt kan worden.

Betrek het team

Organiseer eens een brainstormsessie met je team. Zorg ervoor dat je van iedereen input vraagt. Op deze manier wordt het proces concreet en helder en is er ruimte voor nieuwe ideeën waar je zelf niet aan gedacht hebt.

Maak het visueel

Gebruik plaatjes, checklist en schema’s om veranderingen uit te leggen. Dit ‘leest’ niet alleen makkelijker maar dan blijft het ook beter hangen. Zorg daarnaast voor de juiste hulpmiddelen die nodig zijn voor de verandering.

Kennis

Zorg voor een goede ontwikkeling van de kennis die nodig is voor een verandering in het werkproces. Verandering brengt altijd nieuwe gewoontes en misschien wel nieuwe technieken met zich mee. Cursussen helpen om technieken onder de knie te krijgen. Daarnaast is het aan  te raden om je team te coachen om ze te ondersteunen. Want in het begin is het lastig en wanneer het even tegenzit is de kans groot dat medewerkers terugvallen in oude gewoontes. Dit kun je beter voorkomen door een goede coach in te schakelen.

Discipline

Discipline is echt een vereiste bij het doorvoeren van een verandering. Het is daarom de kunst van de leidinggevende om oude gewoontes niet meer te tolereren. De eerste tijd moet je echt discipline afdwingen om taken volgens de nieuwe werkmethoden te doen.

Deel de verandering

Maak de verandering zichtbaar in de organisatie. Hang de inhoudsopgave of het nieuwe overzicht op in de kantine. Draag successen en goede voorbeelden uit.

Vergeet deze zaken niet bij het beschrijven van een werkproces

Wanneer je begint met het beschrijven van werkprocessen zijn er een aantal zaken die je niet moet vergeten.

  • Noem geen namen in de procesbeschrijvingen.  Zo voorkom je dat je een proces keer op keer moet aanpassen als er nieuwe mensen bij komen.
  • Maak gebruik van een sjabloon. Met een sjabloon krijgt elke beschrijving dezelfde uitstraling. Dit maakt het professioneel en overzichtelijker. Daarnaast leest het ook makkelijker.
  • Zorg voor een nette opmaak. Een juiste opmaak zorgt dat het er netjes uitziet. Maak daarom gebruik van koppen, een automatische inhoudsopgave en een paginanummering. Het klinkt simpel maar deze kleine details maken het verschil.

Maak het jezelf niet te moeilijk

Ik vind dat werkprocessen een must zijn voor elke organisatie. Maar wel op de juiste manier. Daarom nogmaals maak er geen grote boekwerken van. Start niet zonder een plan maar maak het jezelf niet te moeilijk. De kennis is er, dat  weet ik zeker het moet alleen nog even overzichtelijk gemaakt worden. Ben je ook overtuigd? Maar kom je er niet uit en wil je mijn hulp en ervaring hierbij? Neem dan contact op en ik denk graag met je mee!

 

One2organize
Von Ossietzkypad 35
3069VS Rotterdam




KVK nummer: 57539731
Mail: info@one2organize.nl
Tel: 06-284 66 353
© Copyright 2022-2023 - Gemaakt door YouniekLink
homeapartmentfile-empty