Slim digitaal (samen)werken doe je zo

17 januari 2022

We werken met zijn allen weer of nog steeds grotendeels thuis. Het is daarom extra belangrijk om verbonden te blijven met elkaar. Je loopt nu niet even snel naar elkaars kantoor voor een kort overleg en je maakt ook geen praatje meer bij het koffiezetapparaat. Om het digitaal samenwerken mogelijk te maken is het van groot belang dat je goede afspraken maakt over vergaderingen, communicatiekanalen en over de bereikbaarheid. Wanneer dit voor iedereen duidelijk is stijgt de productiviteit en verlopen online meetings soepel en werk je een stuk efficiënter. Met deze blog deel ik handige tips over digitaal samenwerken.

“Samenkomen is een begin;

Samen blijven is vooruitgang;

Samenwerken is succes.”

Henry Ford

Maak afspraken over online vergaderen

Online vergaderen is natuurlijk heel iets anders als met elkaar in een ruimte vergaderen. Maar online vergaderen moet net zo goed serieus genomen worden om effectief te blijven. Maar daarom goede afspraken:

  • Over te laat komen
  • Wie houdt de notulen bij
  • Hoe communiceer je met elkaar zodat niet iedereen door elkaar heen praat

Zorg voor een agenda of doel

Online vergaderen is al best lastig voor sommigen en helemaal als het niet van tevoren helder is waarvoor je mensen bij elkaar laat komen. Zorg daarom altijd voor een duidelijke agenda of een doel waarom je vergadert. Hierdoor verloopt de vergadering soepel en hoeft het niet onnodig lang te duren.

Maak de vergadertijd korter

Een fysieke vergadering duurt al snel een uur. Maar voor een online vergadering is dit veel te lang. Mensen moeten ook tijd krijgen om een eventueel volgend overleg voor te bereiden. Kies daarom voor een kortere tijd, bijvoorbeeld een half uur of 3 kwartier.

Vermeld in je e-mail welk type bericht het is

Door in de onderwerpregel direct te vermelden waarover het gaat is dit een stuk duidelijker. Zorg voor 3 overzichtelijke meldingen die voor iedereen duidelijk is:

  1. Ter info
  2. Actie
  3. Besluit

Kies welke kanalen je gebruikt

Doordat je aan verschillende projecten werkt met verschillende mensen is de kans groot dat je elkaar overspoelt met informatie. Hierdoor is de kans groot dat je berichten mist. Zorg daarom dat er per project duidelijkheid is in de communicatie. Communiceer met de chat, e-mail of maak opmerkingen in de documenten. Dit is essentieel om goed digitaal samen te werken en om alle documenten terug te vinden.

Maak 2 app groepen

Er wordt heel wat geappt tussen collega’s of teams. Het is daarom aan te raden om speciale app groepen te splitsen zodat niet alles door elkaar heen loopt. Maak een app groep die alleen zakelijk wordt gebruikt. Hierin communiceer je over de feitelijke en nuttige informatie die nodig zijn. En maak daarnaast een app groep aan voor de leuke, niet zakelijke berichten. In deze app kan iedereen zelf bepalen of ze deelnemen. In deze app groep deel je dan grappige dingen, felicitaties enz. Op deze manier blijven werk gerelateerde app gescheiden van de ‘fun’ apps.

Werk met WhatsApp op de pc

In sommige bedrijven is deze website voor WhatsApp geblokkeerd. Probeer het voor elkaar te krijgen dat je hiermee mag werken. Het bespaart zoveel tijd en energie, daarom is het een echte aanrader.

Vergeet het versiebeheer niet

Wanneer je met verschillende personen aan een document werkt, heb je voor je het doorhebt tig verschillende versies van dit document. Dat werkt behoorlijk lastig want wat is nu de juiste? En in welk document is wat veranderd? Zorg daarom altijd dat de laatste versie van een document actueel is en communiceer waar je dit kunt vinden. Verwijder ook alle vorige versies zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.

Mail geen documenten heen en weer

Het is altijd makkelijk om een document te mailen naar een collega. Deze leest het, past het eventueel aan en stuurt het weer terug. Erg verwarrend, want wanneer het bij collega nummer 3 of 4 aankomt weet niemand meer wat er is gebeurd en welk document het juiste document is. Mail daarom geen documenten heen en weer naar collega’s. Beter is het om te verwijzen naar een map op de gezamenlijke harde schijf waar het document te vinden is.

Lees hier meer over hoe je veilig werkt in de Cloud.

Laat weten wanneer je bereikbaar bent

Iedereen is verschillend en nu we veel thuiswerken, werken we ook op verschillende tijden. De één kruipt het liefst ’s avonds achter de laptop om lekker door te werken maar een ander is juist een ochtendmens en klapt de laptop om 17u  dicht. Laat daarom altijd weten wanneer je bereikbaar bent en respecteer de tijden van collega’s wanneer zij niet meer gestoord willen worden.

Leer meer over digitaal samenwerken

Met bovenstaande tips weet je wat je te doen staan en wordt je digitaal steeds handiger. Blijft het lastig en wil je dat digitaal werken nog beter, sneller en makkelijker gaat zonder dat je er gestrest van wordt? Schrijf je dan in voor één van onze praktische workshops, waar je nieuwe informatie leert die je direct toepast in de praktijk. Volg ons ook op Instagram voor wekelijkse tips!

One2organize
Von Ossietzkypad 35
3069VS Rotterdam




KVK nummer: 57539731
Mail: info@one2organize.nl
Tel: 06-284 66 353
© Copyright 2022-2023 - Gemaakt door YouniekLink
homeapartmentfile-empty