Er zijn soms tijden dat jij niet tevreden bent met jouw resultaten omdat je een beter resultaat had verwacht. De oorzaak hiervan kan van alles zijn en het is tijd voor een verbetering om betere resultaten te behalen. Dit doe je heel makkelijk met het 4 stappenplan van de PDCA-cyclus, het managementmodel bij uitstek. De PDCA-cirkel is verdeeld in 4 vlakken en in vele situaties te gebruiken, zowel in grote als kleine bedrijven en zelfs daarbuiten. In deze blog leg ik uit hoe je met de PDCA-cyclus je creativiteit op een gestructureerde manier inzet om valkuilen en problemen aan te pakken. In slechts 4 stappen leer je hoe je de PDCA-Cyclus invoert.
Walter A. Shewhart is de oorspronkelijke bedenker van de PDCA cyclus. Maar in de jaren vijftig ontwikkelde Dr William Edwards Deming door op het eerdere werk van Walter Shwehart en heeft de kwaliteitscyclus PDCA ontwikkelt. De ‘Deming Cirkel’ is een perfect middel om de kwaliteit van verandering en verbetering binnen de organisatie te controleren. De cyclus is een afkorting van de 4 belangrijkste stappen in de cirkel:
De cyclus is een heel handig hulpmiddel die in een groot aantal situaties wordt toegepast.
De cyclus werkt eenvoudig maar is een heel krachtig hulpmiddel voor het oplossen van problemen op alle niveaus binnen een organisatie. Door de PDCA-Cyclus zijn alle medewerkers in staat om de manier van werken te beoordelen en indien nodig te verbeteren. Doordat iedereen deel uitmaakt van de cyclus heeft dat een positieve invloed op de organisatie.
Het is een methode waarmee je stap voor stap je werk, presentaties en organisatie beter maakt door het continue te verbeteren. Je stelt plannen op, voert acties uit en checkt de resultaten. Dan stuur je bij om vervolgens weer te beginnen met stap 1. Op deze manier wordt de kwaliteit steeds gewaarborgd en verbeterd. De cirkel bestaat zoals hierboven genoemd uit 4 vlakken. De rechterhelft is de ‘plan fase’ en de linkerhelft wordt in 3 gelijke vlakken verdeeld voor de ‘Do’, ‘Check’ en ‘Act’ fase. Vervolgens doorloop je de cirkel met 8 stappen van de Lean methodiek.
Stap 1: Bij deze stap omschrijf je duidelijk het probleem of identificeer je het proces. Dit is nodig om tot de kern door te dringen en het goed te begrijpen. In het stadium van stap 1 wordt alles gepland wat er moet gebeuren. Mocht je graag meer weten over Time-Management, lees dan mijn blog hierover.
Stap 2: Nu ga je de huidige situatie in beeld brengen. Ik raad je aan om met visualisatie te werken, omdat mensen erg visueel ingesteld zijn. Door een goede planning te maken zorg je ervoor dat er weinig bijzonderheden optreden tijdens het project. Je bent op veel dingen voorbereid.
Stap 3: Formuleer nu de doelstelling door verschillende vragen te beantwoorden:
Stap 4: Zorg dat je de grondoorzaken in beeld krijgt. Een handig hulpmiddel hierbij is de visgraatmethode.
Stap 5: Bedenk vervolgens welke maatregelen je wilt gebruiken.
Stap 6: Stap 1 tot en met 5 kosten heel veel tijd, maar deze stappen zijn erg belangrijk. Nu ben je bij stap 6 aangekomen en dat is het leuke gedeelte. Je gaat experimenteren. Je plan hoeft niet perfect te zijn, je kunt gewoon beginnen. Ik raad je zelfs aan om niet te lang te wachten maar gewoon te doen. En ja, er gaan ongetwijfeld zaken mis, maar dat hoort erbij. En door fouten te maken leer je te verbeteren en zo wordt het vanzelf perfect! Tijdens de uitvoering vindt er altijd een meting plaats en wordt er steeds informatie verzameld. Houd er altijd rekening mee dat hoe goed je iets bedacht hebt en er een goede planning is, er altijd onverwachte zaken optreden.
Stap 7: Het checken van resultaten is de belangrijkste fase van de PDCA-Cyclus. Bij deze stap ga je controleren of je hebt bereikt wat je had verwacht. De resultaten worden gemeten en vergeleken met de gewenste uitkomst. Zijn er hele grote verschillen? Dan is het belangrijk om snel te reageren en de oorzaak hiervan op te sporen. Besteed voldoende aandacht en zorg aan deze fase om ervoor te zorgen dat terugkerende fouten vermeden worden. Hang een groot bord aan de muur zodat iedereen ziet hoe de stand van zaken is. Er is nu de mogelijkheid om verbeteracties af te spreken voor de volgende ronde.
In deze fase moet je actief controleren en ook evalueren of het plan goed werkt. Problemen spoor je op en verbeter je zodat ze in de toekomst niet meer gebeuren. Maar waar let je dan op?
✔ Controleer of het plan wordt nageleefd en of iedereen die betrokken is zich aan het originele plan houdt.
✔ Kijk wat effectief is en goed werkt maar ook wat er fout gaat bij het uitvoeren van het project.
✔ Bedenk bij elke stap waarom iets wel werkt en waarom iets niet werkt.
✔ Verbeter de bedrijfsprocessen.
Stap 8: Dit is de laatste fase van de cyclus. Je hebt een plan gemaakt, het toegepast en goed gecontroleerd. In deze fase bij stap 8 maak je het definitief. Controleer of alles loopt zoals je hebt afgesproken. Als alle doelstellingen zijn behaald weet je dat het plan werkt. Standaardiseer over alle afdelingen en pas procedures, protocollen en SOP’s aan. Zorg ervoor dat iedereen weet wat hij of zij moet doen. Hou je acties bij en monitor het als team bijvoorbeeld in Monday.
Met de cyclus van Plan-Do-Check-Act vind je oplossingen voor problemen. Het is een simpel maar effectieve manier voor het oplossen van problemen in je bedrijf. Ook helpt het je om een groot project te plannen. De PDCA- Cyclus is minder geschikt voor het oplossen van urgente problemen omdat de cirkel wel wat tijd nodig heeft om het goed toe te passen.
Lees in deze blog de processen binnen projectmanagement, zodat je van jouw project een succes maakt!
Wil jij ook graag werken met de PDCA-Cyclus maar heb je geen idee hoe je moet beginnen? Neem dan contact op, One2Organize helpt je graag op weg!
