· 

Een digitale agenda maakt het je makkelijk

 

Eén of meerdere digitale agenda's bijhouden is een flinke uitdaging en vraagt veel creativiteit. Voor iemand die prima kan plannen is dit geen probleem. Alleen voor de meesten is dit een drama wat flink wat hoofdpijn oplevert.

Krijg jij hier ook hoofdpijn van?

 

En herken je het volgende?

Je maakt vaak dubbele afspraken. Je vergeet een pauze in te lassen en er is geen ruimte meer voor opdrachten die met spoed tussendoor komen. Lees dan snel verder, want na het lezen van deze blog is jouw agenda helemaal up-to-date en zeg jij “dag” tegen jouw hoofdpijn!

 

De digitale agenda die je nooit kwijt bent!

Oeps je papieren agenda vergeten? Dit gebeurt je nooit meer met de digitale agenda. Het is een app die je heel gemakkelijk installeert op je mobiele telefoon, laptop of elk ander digitaal apparaat met internet. Deze online agenda vervangt de papieren agenda die standaard verdwijnt of vergeten wordt. Tegenwoordig leven de mensen het meest van de tijd “Online” en wordt bijna alles gedigitaliseerd. De digitale agenda speelt hier perfect op in, want je hebt deze altijd bij de hand. En zeg nou zelf wie zit er niet de hele dag met zijn telefoon in de hand? Het grote voordeel van een digitale agenda is dat je heel gemakkelijk elke afspraak vastlegt. Dit kan werk gerelateerd zijn, maar vergeet ook niet de sportafspraken, studiedagen of andere sociale activiteiten.

 

Zo werkt de digitale agenda

Een online agenda is altijd en overal in te zien. Dit is natuurlijk superhandig en bespaart je een hoop tijd. Wanneer jij de app hebt geïnstalleerd en gesynchroniseerd, heb jij overal toegang tot je agenda. Vanaf je laptop, computer of telefoon. Zo kun je waar je ook bent zien welke afspraken je die dag hebt, welke taken er moeten gebeuren en plan je nieuwe afspraken direct. Na het installeren ga je jouw agenda inrichten. Dit kan met verschillende kleuren. Neem bijvoorbeeld rood voor werkafspraken, blauw voor sociale afspraken en groen voor andere afspraken. Je ziet op deze manier in één oogopslag wat voor afspraak jij hebt. Machtig vervolgens de mensen van wie jij wilt dat ze toegang krijgen tot jouw agenda. Dit kan zijn een werknemer, jouw virtual assistant of je partner. Het is in het begin misschien even wennen, maar geloof me als je het doorhebt wil je niet anders meer.

 

Je agenda inrichten doe je met deze 10 stappen!

 Niks is meer vervelend om een afspraak te missen of een dubbele afspraak te maken. Om optimaal gebruik te maken van jouw digitale agenda is het belangrijk om even de tijd te nemen om jouw digitale agenda goed en efficiënt in te richten. Dit bespaart een hoop tijd. Met het volgende stappenplan beloof ik jou dat je geen dubbele afspraken meer maakt, afspraken vergeet en geen hoofdpijn meer krijgt.

 

Stap 1: Eén agenda

Het makkelijkste is om met één agenda te werken voor je werk en privé afspraken. Bij het indelen van jouw agenda houdt je rekening met:

·         Wanneer sport je?

·         Wanneer heb je tijd voor jezelf nodig?

·         Tandarts of dokter afspraken

·         Vergaderingen

·         Etc.

Je krijgt hierdoor een overzicht en vermijdt overlappingen. Geef alles direct dezelfde kleur. Zoals hierboven: blauw = privé/sociaal, rood = werk gerelateerd en groen = andere afspraken.

 

Stap 2: Vaste dagen

Leg voordat je enthousiast begint met plannen eerst alle vaste dagen vast. Denk hierbij aan de feestdagen, zoals Kerst, Pasen en Nieuwjaarsdag. Maar vergeet ook niet de vakanties, verjaardagen of andere dagen waarop jij echt niet beschikbaar bent.

 

Stap 3: Terugkerende afspraken

Nu je alle vaste dagen hebt vastgelegd, begin je met alle terugkerende afspraken in jouw agenda te noteren. Vergaderingen, het opstellen en versturen van je nieuwsbrief, het schrijven van je blog en alles wat jij wekelijks of maandelijks moet doen. Op deze manier staat dit vast, en heb je geen excuus meer om iets uit te stellen.

 

Stap 4: Extra tijd

Vergeet bij het plannen van afspraken niet om extra tijd in je agenda te plannen. Houdt rekening met voldoende tijd tussen afspraken. Wat moet je voor de voorbereiding doen? Hoeveel reistijd is er? En moet je na een vergadering nog een verslag uitwerken? Plan liever niet alles strak op de minuut, je gaat zeker vastlopen!

 

Stap 5: Alle gegevens

Noteer alle gegevens van een afspraak in je agenda.

·         Adres

·         Telefoonnummer

·         Naam

·         Onderwerp

 

Wanneer je dit doet kan je altijd snel de gegevens terugvinden van een afspraak als je deze bijvoorbeeld onverwachts moet verzetten.

 

Stap 6: Tijd inhalen

Plan elke week een paar uur tijd in je agenda om je achterstanden in te halen.

 

Stap 7: E-mailtijd

Plan elke dag een half uur e-mailtijd in. Lees, beantwoord en handel je e-mail in deze tijd af.

 

Stap 8: Onverwacht

Houd elke dag een halfuur tot een uur vrij voor onverwachte taken. Als jij jouw agenda van minuut tot minuut volplant heb je geen tijd voor onverwachte zaken en loopt jouw hele planning inde soep. 

 

Stap 9: Tijdblokken

Probeer elke dag, maar minimaal 3 keer per week tijdblokken in je agenda te plannen. Jij kan deze tijd gebruiken om aan één stuk met volle focus door te werken.

 

Stap 10: Checken

Vergeet niet om jouw agenda elke dag te checken. Zo blijf je op de hoogte wat voor taken en afspraken jij moet doen. Je krijgt dan minder kans om iets te vergeten.

 

Nog steeds hoofdpijn?

Krijg je nog steeds hoofdpijn, ook al heb je alle stappen gevolgd? Plan dan een uurtje in jouw agenda voor een afspraak met mij. We kijken dan samen wat we moeten doen om jou van de hoofdpijn te verlossen.

 

Neem contact met ons op via de onderstaande knop.

 

(deze blog is tot stand gekomen in samenwerking met Eefsonlineoffice.

 

 

 

 

 

Reactie schrijven

Commentaren: 0